在日常办公和学习中，我们经常需要处理包含个人隐私、商业机密或重要数据的WPS文档。为这些文件设置密码，是保护信息安全、防止未授权访问的第一道，也是最重要的一道防线。wps官网将深入剖析WPS Office（包括文字、表格、演示）的密码设置机制，提供详尽的图文步骤、高级技巧和常见问题解答，助你成为WPS文档安全管理专家。

WPS文档加密终极指南：一文掌握WPS Word/Excel/PPT文件设密、解密与密码管理技巧

一、为什么要给WPS文档设置密码？

在深入了解“如何做”之前，我们先明确“为什么做”。为WPS文档加密主要有以下几个关键原因：

  • 数据保密性： 保护含有公司财务报表、项目计划、客户名单等商业机密的文件，防止商业间谍或内部泄露。
  • 个人隐私保护： 保护含有个人日记、简历、身份信息、联系方式等隐私内容的文档，避免隐私泄露。
  • 权限控制： 防止他人随意篡改你的劳动成果，如毕业论文、设计方案、合同文稿等。通过设置“修改密码”，你可以允许他人查看但不能编辑。
  • 合规性要求： 在某些行业（如金融、医疗），法律法规要求对敏感数据进行加密存储和传输，设置密码是满足合规性的基本操作。

二、WPS设置密码的核心方法（通用版）

无论是WPS文字（Word）、WPS表格（Excel）还是WPS演示（PPT），其设置密码的操作逻辑基本一致。以下介绍两种最核心、最通用的方法。

方法一：通过“另存为”功能设置密码（最常用）

这是最直观也是最常用的方法，适用于新建文档或对现有文档进行加密。

  1. 打开或创建文档： 首先，在WPS中打开你想要加密的文件，或者创建一个新文件。
  2. 选择“另存为”： 点击左上角的“文件”菜单，然后选择“另存为”。即使你只是想给当前文件加密，也需要通过这个流程。
  3. 打开加密选项： 在弹出的“另存为”对话框中，不要急着点“保存”。找到右下角的“加密”或“工具”按钮（不同版本WPS位置略有差异），点击它。在下拉菜单中选择“加密选项”或类似的条目。
  4. 设置密码：
    • 在弹出的“密码”对话框中，你可以看到两个输入框：“打开文件密码”和“修改文件密码”。
    • 根据你的需求输入密码（具体区别见下一章节）。建议设置一个强密码。
    • 点击“确定”后，系统会要求你再次输入密码以进行确认。
  5. 完成保存： 确认密码后，返回“另存为”对话框，点击“保存”。现在，你的文档已经被成功加密了。

方法二：通过“文件”菜单加密选项

对于已经存在的文档，这是一个更快捷的加密方式。

  1. 打开文档： 在WPS中打开目标文档。
  2. 进入信息面板： 点击左上角的“文件”菜单，在左侧导航栏中选择“信息”或“文件信息”。
  3. 选择加密文档： 在右侧的面板中，你会看到一个“保护文档”或“文档加密”的选项，通常带有一个锁的图标。点击它。
  4. 设置密码： 在下拉菜单中选择“加密”，然后会弹出与方法一相同的密码设置对话框。输入并确认你的密码即可。
  5. 保存更改： 设置完成后，记得点击左上角的“保存”按钮（或按 Ctrl + S），以使密码生效。

三、解读两种密码类型：打开密码 vs. 修改密码

在设置密码时，WPS提供了两种不同的权限控制，理解它们的区别至关重要：

  • 打开文件密码（Open Password）：
    • 作用： 这是最高级别的保护。如果设置了此密码，任何人都必须输入正确的密码才能打开并查看文档内容。
    • 适用场景： 用于保护高度机密的商业文件、个人隐私文档等，不希望任何人未经许可查看。
  • 修改文件密码（Modify Password）：
    • 作用： 这是一个相对宽松的保护。如果只设置了此密码，用户无需密码即可打开文档并查看内容，但如果他们想编辑、修改并保存文档，就必须输入修改密码。用户也可以选择以“只读”模式打开。
    • 适用场景： 用于分享最终报告、方案定稿等，希望他人可以审阅但不能轻易修改，保护文档的完整性。

最佳组合： 你可以单独设置其中一种，也可以同时设置两种密码，以实现更精细的权限管理。

四、如何取消或删除WPS文档密码？

当你不再需要密码保护时，移除密码的操作同样简单，但前提是你必须知道当前密码。

  1. 输入密码打开文档： 使用正确的“打开密码”打开已加密的WPS文档。
  2. 进入加密设置： 按照上文 方法一或方法二 的路径，再次进入到“密码”设置对话框。
  3. 清空密码框： 将“打开文件密码”和“修改文件密码”输入框中的所有字符（通常是星号或圆点）全部删除，使其变为空白。
  4. 确认并保存： 点击“确定”，然后保存文档（Ctrl + S）。下次再打开此文件时，就不再需要密码了。

五、高级技巧与重要注意事项

密码设置最佳实践

  • 强度足够： 避免使用“123456”、“password”或生日等弱密码。一个强密码应至少包含8个字符，并混合使用大写字母、小写字母、数字和特殊符号（如!@#$）。

    • – 唯一性： 不要多个重要文档共用一个密码，以防一个密码泄露导致所有文档失窃。

  • 妥善保管： 可以使用专业的密码管理器来安全地存储和管理你的文档密码，或者记录在安全的物理笔记本上。切勿将密码以明文形式保存在电脑或手机上。

忘记密码怎么办？—— 终极提醒

警告：WPS官方不提供密码找回服务！

出于安全考虑，WPS本身没有“忘记密码”的功能。如果你忘记了为文档设置的“打开密码”，WPS无法帮助你打开它。这意味着：

  • 数据可能永久丢失： 如果无法记起密码，文档内容将无法访问。

    • – 谨慎使用第三方工具： 网络上有一些声称能破解WPS密码的工具，但它们通常成功率低，且可能携带病毒或恶意软件，对你的电脑安全构成威胁。请极度谨慎使用。

唯一的方法就是：在设置密码时，务必将其记录在安全的地方！

六、WPS密码设置常见问题（FAQ）

问：WPS手机版可以设置密码吗？
答：可以。WPS Office手机版（Android和iOS）同样支持文档加密。操作路径通常在“工具”->“文件”->“文档加密”中，与PC端逻辑类似。
问：设置了密码的WPS文件，用Microsoft Office能打开吗？
答：可以。WPS的加密标准与Microsoft Office兼容。只要在MS Office中输入正确的密码，就可以正常打开和编辑。反之亦然。
问：只设置了“修改密码”，对方能另存为一个无密码的新文件吗？
答：可以。这是一个权限漏洞。如果对方以“只读”模式打开，他们虽然不能直接修改原文件，但可以通过“另存为”的方式，创建一个文档的副本，这个副本是不带密码的。因此，如果想彻底禁止修改，还是需要设置“打开密码”。

七、总结：养成文档加密好习惯

为WPS文档设置密码是一项简单却极其重要的安全措施。通过wps官网的指南，你不仅学会了如何设置和取消密码，更理解了不同密码类型之间的差异和应用场景。请记住，真正的安全不仅在于工具的使用，更在于安全意识的培养。从现在开始，为你手边的重要文档加上一把可靠的“安全锁”，并妥善保管好你的“钥匙”吧！

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