你是否也曾陷入过这样的噩梦：一份需要多人协作的文档，在邮件和聊天工具中传来传去，文件名从“初稿”变成了“修改版”、“最终版”，最后是令人绝望的“最终绝不修改版_v2”？这种低效且易出错的协作方式，是时候终结了。WPS Office 内置的“修订”功能，正是解决这一难题的利器。wps官网将带你深入了解 WPS 修订模式，让你成为团队中的协作高手。
wps官网内容导航（目录）
- 一、 什么是WPS修订模式？它为何如此重要？
- 二、 核心操作：如何开启、使用和关闭修订模式？
- 三、 解读修订界面：那些线条和颜色都代表什么？
- 四、 审阅与定稿：如何高效地接受或拒绝修订？
- 五、 进阶技巧：让你的修订工作流更加专业
- 六、 常见问题（FAQ）与故障排除
- 七、 总结：将修订模式融入你的工作流
一、 什么是WPS修订模式？它为何如此重要？
WPS修订模式（Track Changes）是一种记录文档所有修改痕迹的功能。当你开启它之后，任何对文档的增、删、改以及格式调整都会被清晰地标记出来，而不会直接覆盖原文。这为多人协作提供了三大核心价值：
- 清晰溯源： 每一处修改都记录在案，你可以清楚地看到“谁”在“什么时间”做了“什么修改”。
- 无损编辑： 所有的修改都只是“建议”，在被最终“接受”之前，不会破坏原始文档的内容，随时可以恢复。
- 高效沟通： 审阅者可以直接在文档上进行修改和批注，省去了在外部反复沟通确认的麻烦，让反馈更直观。
简单来说，它将混乱的“口头/邮件沟通”转变为结构化的“文档内协同”，是现代办公不可或缺的技能。
二、 核心操作：如何开启、使用和关闭修订模式？
掌握修订模式的开关是第一步，也是最重要的一步。
1. 开启修订模式
- 打开你的 WPS 文档（Word文档）。
- 点击顶部菜单栏中的【审阅】选项卡。
- 在“修订”功能区，直接点击【修订】这个大图标。当图标背景变为高亮或深色时，即表示修订模式已成功开启。
专业提示： 快捷键
Ctrl + Shift + E同样可以快速开启或关闭修订模式。
开启后，你对文档的任何修改都会以带颜色的标记形式出现。
2. 关闭修订模式
同样在【审阅】选项卡下，再次点击【修订】图标，使其恢复正常状态，即可关闭。关闭后，后续的修改将不再被记录，但之前已经产生的修订痕迹依然会保留在文档中，等待审阅。
三、 解读修订界面：那些线条和颜色都代表什么？
初次看到满是标记的文档可能会感到困惑。别担心，这些标记非常有规律：
- 新增内容： 通常会以带下划线的彩色文字显示。不同的修改者可能会被系统自动分配不同的颜色。
- 删除内容： 通常会以
带删除线的彩色文字显示，或者在页面右侧的“批注框”中显示被删除的内容。 - 格式修改： 如更改字体、加粗、调整段落间距等，通常会在页面右侧的批-注框中以文字形式说明，例如“格式：加粗”。
- 左侧竖线： 文档页边距左侧出现的黑色或灰色竖线，它是一个快速提示，告诉你“这一行有修改”，方便你快速定位。
显示模式切换
在【审阅】选项卡的【修订】按钮旁边，有一个下拉菜单（通常显示为“所有标记”），你可以根据需要切换视图：
- 简单标记： 隐藏具体的修改内容，只在左侧显示红色竖线提示，让页面更整洁。
- 所有标记： 显示所有增删改的详细痕迹，这是最常用的审阅视图。
- 无标记： 临时预览所有修改被“接受”后的最终效果，但修订痕迹并未消失。
- 原始状态： 临时预览文档未经任何修改时的样子。
四、 审阅与定稿：如何高效地接受或拒绝修订？
文档修改完成后，就进入了最终的审阅定稿阶段。WPS 提供了非常便捷的工具。
1. 逐条审阅
这是最精细、最常用的方式。
- 将光标定位到任意一处修订痕迹上。
- 在【审阅】选项卡的“更改”功能区：
- 点击【接受】，该条修订将生效，标记消失，成为文档的正式内容。
- 点击【拒绝】，该条修订将被撤销，文档恢复到该处修改前的状态。
- 使用【上一条】和【下一条】按钮，可以在所有修订之间快速跳转，逐一处理。
2. 批量处理
当你完全信任修改者，或需要快速定稿时，可以使用批量处理功能。
- 点击【接受】下方的小箭头，在下拉菜单中选择：
- 接受所有修订： 一键采纳文档中的所有修改。
- 接受所有修订并停止修订： 采纳所有修改，并同时关闭修订模式。
- 同样，点击【拒绝】下方的小箭头，也可以选择【拒绝所有修订】。
⚠️ 重要警告： 批量操作前请务必谨慎！一旦保存，操作将难以撤销。建议在操作前先备份一份文档。
五、 进阶技巧：让你的修订工作流更加专业
1. 修改审阅者用户名
默认情况下，修订会显示你的WPS账户名。如果需要匿名或使用特定名称，可以点击【审阅】→【修订】下方的小箭头 →【更改用户名】，在弹出的窗口中修改为你需要的名称。
2. 使用“批注”功能相辅相成
对于不适合直接修改的内容，比如提出疑问或建议，可以使用【审阅】→【新建批注】功能。它会在文档右侧生成一个批注框，你可以输入文字进行说明。修订负责“动手改”，批注负责“动口说”，二者结合，沟通效率倍增。
3. 锁定修订
如果你希望其他人只能在修订模式下编辑，而不能随意关闭它或接受/拒绝修订，可以使用【审阅】→【限制编辑】功能，在其中勾选相关选项并设置密码。这能确保所有修改都被强制记录下来。
4. 比较文档
如果你收到了两份没有开启修订模式的文档（如“版本1”和“版本2”），可以使用【审阅】→【比较】功能，选择原始文档和修改后文档，WPS会自动生成一份新的文档，并以修订模式标出二者之间的所有差异。
六、 常见问题（FAQ）与故障排除
问：为什么我把带修订的文档发给别人，对方看不到任何标记？
答： 很可能对方的Word/WPS客户端自动以“无标记”视图打开了。请提醒对方到【审阅】选项卡，将显示模式切换为【所有标记】。
问：我想打印文档，但不希望打印出修订标记，怎么办？
答： 在打印预览（Ctrl+P）界面，找到设置选项，在“打印内容”或类似选项中，选择“打印文档”（而不是“打印文档及标记”），即可打印出干净的最终稿。
问：所有修订都接受/拒绝后，左边的竖线还在，怎么办？
答： 这通常意味着还存在一些隐藏的修订，最常见的是“格式”修订。请在【审阅】→【显示标记】中，确保所有类型的标记（如格式、批注等）都已勾选，然后再次检查并处理。
七、 总结：将修订模式融入你的工作流
WPS的修订功能远不止是一个简单的工具，它是一种高效、严谨、透明的协作哲学。从今天起，抛弃那些混乱的文件命名方式吧。无论是撰写报告、修改合同，还是团队进行头脑风暴，主动开启【修订】模式，让每一次智慧的碰撞都有迹可循。这不仅能极大提升你的工作效率，更能彰显你的专业素养。
